Z doświadczeń wynika, że pieniądze na założenie swojej firmy trzeba zdobyć samemu, co oznacza sięgnięcie po własne oszczędności lub namówienie rodziny i znajomych na zainwestowanie w nowe przedsięwzięcie. Pewnym wyjściem jest także zaciągnięcie kredytu pod posiadaną nieruchomość, o ile poza zakładaną firmą posiadamy dochody wystarczające do uzyskania zdolności kredytowej, lub znalezienia żyrantów pożyczki.

Można także próbować pożyczać pieniądze w banku, ale niezwykle trudno jest znaleźć partnerów, którzy wyłożą fundusze na startujący biznes. Będą oni wymagali zabezpieczenia – czy to w nieruchomościach, czy też w mieniu ruchomym (np. samochody).

Dla niektórych firm rozwiązaniem będą dotacje z Unii Europejskiej. Tu pieniądze można otrzymać, ale warunkiem jest prowadzenie firmy innowacyjnej, bowiem UE promuje właśnie takie przedsiębiorstwa. Wyjątkiem są fundusze regionalne, dzięki którym można finansować niektóre rodzaje działalności – np. gospodarstwa agroturystyczne, zajazdy, restauracje czy hotele, które mogą promować dany region. Szczególne szanse na tego rodzaju wsparcie mają regiony o niższym poziomie PKB na mieszkańca czyli wschodnia Polska, Warmia i Mazury.

Kapitału można także poszukać wśród funduszy venture capital lub tzw. „aniołów biznesu”. Tego rodzaju instytucje mogą angażować swoje pieniądze w przedsięwzięcia, jednak po pierwsze w zamian za udziały (nie są to więc pożyczki), po drugie znacznie chętniej robią one interesy z firmami, które już istnieją i dobrze sobie radzą, a potrzebują pieniędzy na przyspieszenie własnego rozwoju niż w tzw. start-upy, czyli przedsiębiorstwa, które dopiero powstają.

Obojętnie czy zwrócimy się po pieniądze do banku, funduszy inwestycyjnych, czy funduszy unijnych, każda z instytucji zażąda szczegółowego i popartego obliczeniami oraz analizami rynku biznesplanu, a także kosztorysu dotyczącego inwestycji. Kwoty, jakie wchodzą w grę, to co najmniej setki tysięcy, a zapewne miliony złotych – w przypadku poszukiwania takich wspólników. W interesy o mniejszej skali nie będą próbowali się angażować. Zaangażowanie banków może być mniejsze, a w zasadzie będzie tak małe jak to możliwe, aby zabezpieczyć interesy instytucji kredytującej.

Prawdopodobnie więc najłatwiej będzie nam namówić znajomych i rodzinę, aby wsparli nas finansowo przy zakładaniu nowej firmy.

Nie ma jeszcze w Polsce osławionego jednego okienka, trzeba ich odwiedzić kilka, żeby firmę zarejestrować. Pierwsze kroki trzeba skierować do urzędu gminy i tam wystąpić o rejestrację i nadanie numeru ewidencyjnego. Trzeba będzie też podać nazwę firmy – jeśli to jednoosobowa działalność gospodarcza, albo spółka cywilna, obok nazwy musi wystąpić nazwisko założyciela/założycieli. Na miejscu już możemy poprosić o specjalną księgę, w której znajduje się ewidencja różnego rodzaju działalności, które można prowadzić. Każdy rodzaj ma swój specjalny numer – firma sprzątająca, czy usługi gastronomiczne – wszystko można znaleźć na miejscu i wpisać czym z urzędu firma ma się zajmować. Można wpisać działalność nieco na wyrost, nawet jeśli tylko nieśmiało planujemy, że w przyszłości firma rozszerzy swój profil działalności. Uwaga – niektóre rodzaje działalności mogą wymagać specjalnej koncesji (np. na sprzedaż alkoholu), o których otrzymanie trzeba występować dodatkowo.

Po otrzymaniu zezwolenia na działalność udajemy się do ZUS i do Urzędu Skarbowego, składając stosowne deklaracje i zawiadomienia. Urząd skarbowy nada naszej firmie NIP - Numer Identyfikacji Podatkowej - zwykle ten sam, który uzyskujemy do indywidualnych kontaktów z Urzędem (jeżeli działamy jako jednoosobowa działalność gospodarcza). Można od razu wystąpić o nadanie europejskiego numeru NIP – także będzie to ten sam numer, tyle że wzbogacony o literki PL.

Na koniec trzeba udać się także do regionalnego oddziału Głównego Urzędu Statystycznego, który nada naszej firmie numer REGON. Uzbrojeni w te dokumenty wybieramy się do punktu usługowego, który zrobi dla nas pieczątkę – każda firma musi mieć pieczątkę. Powinna się na niej znaleźć nazwa firmy oraz numer NIP. Można dodać także swój numer telefonu, albo adres strony www – rachunki przez nas wystawiane, wzbogacane takim stemplem staną się wówczas mini reklamą naszych usług.
Z pieczątką i dokumentami wybieramy się do banku – każda firma musi prowadzić swoje operacje na kontach bankowych, zresztą to sporo ułatwia, zwłaszcza jeśli działamy w sektorze B2B – czyli business to business.

Całość – od wizyty w urzędzie gminy do otworzenia konta bankowego – może potrwać około dwóch tygodni.

Nieco inaczej ma się sprawa z zakładaniem spółek z o.o. i spółek akcyjnych, bo tutaj formalności trzeba dokonywać także w sądzie i zarejestrować spółkę w Krajowym Rejestrze Sądowym. Można zarejestrować spółkę “w organizacji” - co pozwala szybciej załatwiać pozostałe formalności np. wyrobienie pieczątki, bez czego nie otworzymy konta, na które będzie można wpłacić kapitał założycielski. Można go także opłacać aportem rzeczowym (np. samochodem), ale także i do tego potrzebna będzie pieczątka, a zatem rejestracja sądowa i nadanie numeru REGON i NIP.

Kiedy mamy już wszystkie papiery i zezwolenia w ręku, możemy przejść do uruchomienia działalności, podpisania umów o pracę – jeśli zamierzamy zatrudniać pracowników, umów najmu – jeśli firma ma zamiar wynajmować jakiś lokal i oczywiście prowadzić negocjacje biznesowe oraz zacząć wreszcie zarabiać pieniądze.
Działalność handlowa lub usługowa w branży detalicznej będzie wymagała zakupu kasy fiskalnej, a także – dla wygody klientów – terminalu do obsługi transakcji kartami płatniczymi (o nią można zapytać w banku, który skieruje nas do firmy obsługującej tego rodzaju rozliczenia).

Nie można także zapomnieć o ewidencjonowaniu każdej transakcji sprzedaży towarów czy usług – to na ich podstawie będziemy później ustalać wysokość dochodów i podatków, z których trzeba się rozliczyć z urzędem skarbowym. Również wszelkie rachunki firmowe należy zbierać i przetrzymywać przez okres nawet pięciu lat, bo może się zdarzyć, że urząd skarbowy zechce zrobić kontrolę w naszej firmie – wówczas trzeba będzie pokazać wszystkie dokumenty, na podstawie których ustalaliśmy wielkość dochodów i podatków.

Przedsiębiorcy zwykle nie cierpią na nadmiar czasu i jeśli tylko nie wybraliśmy prostej w obsłudze karty podatkowej, możemy zlecić prowadzenie ksiąg rachunkowych na zewnątrz, lub zatrudnić własną księgową, jeśli przewidujemy, że tak będzie się bardziej opłacało. Zlecenie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w zewnętrznym biurze rozrachunkowym może – dla firmy gromadzącej kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie – kosztować nie więcej niż 200-300 zł, zatem nie zawsze zatrudnianie własnej księgowej musi być koniecznością. Nieco więcej pracy jest przy firmach zatrudniających pracowników – trzeba przygotowywać dla nich deklaracje ZUS i opłacać za nich zaliczki na podatek dochodowy. Im większa firma, tym własna księgowa może okazać się bardziej potrzebna.

Kiedy już jesteśmy ze wszystkim gotowi, dobrze jest urządzić akcję promocyjną, aby wieść o nowej firmie szybko się rozeszła wśród potencjalnych klientów. Nawet jeśli nie jest to duża firma, można po prostu rozesłać maila wśród znajomych z informacją o naszej nowej działalności – może w przyszłości pomogą nam znaleźć pierwszych klientów.

Klientów można także szukać przy udziale tzw. marketingu sieciowego, czyli zrzeszeń przedsiębiorców, którzy wzajemnie promują swoje usługi.